Überlegst Du Deine eigenen Partyreihe zu schmeißen? Vielleicht ist es auch nur ein undefinierter Gedanke, der mal beim lockeren Zusammensein in der Kneipe geboren wurde. Musiker und Songwriter Arno Zillmer veranstaltet seit 2018 seine erfolgreiche Open Mic Night in der WABE Berlin. Mit der Unterstützung durch Backline-Equipment für die Bühne sind wir als Kooperationspartner dabei. In diesem Gastbeitrag erklärt er Dir wie Du Deine Idee festigst und was Du am Anfang beachten musst, um den Weg zur erfolgreichen Veranstaltungsreihe zu ebnen.

1. Sei Dir der Arbeit bewusst

Die aus meiner Sicht wichtigste Frage an Dich selbst ist, in wie weit Du bereit bist, Deine Idee tatsächlich real umzusetzen. Denn schon bei der ersten rationalen Überlegung, was es braucht, um eine Veranstaltung sowohl technisch, als auch formell, logistisch und organisatorisch durchzuführen, wird einem klar, dass es anstrengend wird. Und wenn Du die Idee nicht nur einmalig, sondern regelmäßig am Leben erhalten willst, muss Du Dir gleichsam über den andauernden Arbeitsumfang bewusst sein. Erst, wenn Du überzeugt davon bist, das durchzuhalten, kannst Du den Grundstein für Deine Arbeit legen.

2. Formuliere Deine Vision in prägnanter Form

Deine Idee musst Du dann so prägnant formulieren, dass Du die Partner*innen, mit denen Du arbeiten möchtest, in einem groben Umriss davon überzeugst. Die Vorstellung Deiner Idee muss immer kurz und knapp sein und vor allem das Highlight präsentieren. Denn Du willst was von den anderen und es ist schon eine Wertschätzung an sich, dass sie sich Zeit nehmen, Dir zu zuhören. Deshalb: verschwende diese Zeit nicht!

3. Was macht gerade Deine Veranstaltung spannend?

Das Highlight muss Zugpferd für Deine Veranstaltung sein, das sowohl Teilnehmer*innen und Acts dazu bewegt, bei Dir aufzutreten und/oder das Publikum, diese Veranstaltung erleben zu wollen. Deinen Partner*innen musst Du sehr schnell Argumente liefern, weshalb sich Deine Idee für sie selbst lohnen wird. Denn ohne Eigennutz und -wert gibt es keinen Grund für Deine Partner*innen, daran mitzuwirken. Das ist keine Ignoranz. Das ist die Aufrechterhaltung ihrer Existenz.

4. Hole Dir Unterstützung

Die ersten Partner*innen, die Du von Deiner Idee überzeugen möchtest, sollten in jedem Fall welche sein, die Deine Idee professionell ins Leben rufen können. Deshalb reicht es nicht aus, ein Team um Dich herum zu finden, was Deine Idee nur ideell gut findet und Dich unterstützen möchte. Das ist zwar auch wichtig, aber die zweite Priorität. Dein Team ist später Dein Inner Circle, mit dem Du Deine Veranstaltung organisierst. Partner*innen sind in dem Sinne Deine offiziellen Fenster nach draußen, die Dir ermöglichen, Deine Idee professionell umzusetzen.

Deine Partner*innen werden Dir die technischen und formellen Baustellen aufzeigen, die für Deine Veranstaltung zu bearbeiten sind. Für jede einzelne Baustelle brauchst Du dann jemandem in Deinem eigenen Team, den Du quasi als Baustellenleiter*in beauftragst. Ob nun ehrenamtlich oder mit einer Vergütung. Das ist in erster Linie Verhandlungssache mit Deinem Team auf Basis der finanziellen Möglichkeiten.

5. Beachte die Kosten

Dabei kommt schnell die Frage auf, welche wirtschaftlichen Optionen Dir Deine Veranstaltungsidee ermöglicht und welche nicht. Wen und was musst Du für die Umsetzung in jedem Fall finanzieren, bei wem kannst Du auf vorerst ehrenamtliche Unterstützung zählen? Deshalb musst Du an dieser Stelle auch einen Kosten- und Einnahmeplan erstellen. Grob immer mit dem Gedanken, wie hoch der Eintrittspreis auf die angesprochene Zielgruppe bei wie viel möglichen Personen im Publikum sein kann.

Fazit

Spätestens an dieser Stelle musst Du Dir darüber bewusst sein, dass die eigene Veranstaltung gerade in den ersten Monaten oder Jahren kein Gewinngeschäft fürs eigene Einkommen sein wird. Eine Veranstaltung muss sich etablieren, einen Ruf produzieren und in der Veranstaltungswelt bekannt werden, um ein Hit, ein Gewinn zu werden. Lass Dich davon aber nicht einschüchtern! Probiere Dich und Deine Idee aus! Es ist wichtig die lokalen Clubs und Künstler*innen zu unterstützen und das Angebot der Veranstaltungen divers zu halten.